מודל עבודה היברידי למוסדות אמנות: אסטרטגיות להצלחה

התמונה באדיבות Unsplash

האם ארגון האמנויות שלך יוצא מהמגיפה עם עניין במודל עבודה היברידי?

COVID כפויה ומנורמלת עבודה מרחוק כאחד. אבל עכשיו, כשהחיסונים מתגלגלים וה-CDC מסיר את ההגבלות, מוסדות אמנויות שוקלים כיצד העובדים שלהם יכולים לחזור לעבודה. 

הגמישות והיעילות של עבודה מרחוק הביאו מנהלים רבים לשקול את מודל העבודה ההיברידית. בארכיון האמנות, אנו רואים ממקור ראשון כיצד מוזיאונים ומוסדות אמנות אחרים מסתגלים לנורמות החדשות שלהם ויוצרים כוח עבודה פרודוקטיבי ושיתופי - במשרד ומחוצה לו. אנו נרגשים לחלוק את האסטרטגיות והכלים שארגוני אמנויות משתמשים בהם כדי לתקשר, לבצע דברים ולשתף פעולה.

להתחיל…

שקול את היתרונות והחסרונות של כל סוג של מודל עבודה - באופן אישי, מרחוק והיברידית. 

בכל הנוגע לפיתוח ושימור תרבות עבודה בריאה, אין פתרון אחד שמתאים לכולם. כל ארגון אמנויות יהיה שונה במשימתו ובסוגי התוכניות שלו, כמו גם בצוות ובתקציב שלו.

כדי להתחיל את השיחה על איזה מודל עבודה עשוי לעבוד הכי טוב עבור הארגון שלך, הנה כמה יתרונות וחסרונות שיש לקחת בחשבון עבור כל סוג של עבודה.

מְרוּחָק

Prosת: מרחוק יכול לעזור בגיוס ושימור מכיוון שלא תהיה מוגבל על ידי גיאוגרפיה. אתה יכול גם לשמור על בריאות העובדים שלך על ידי הגבלת שעות המשרד. עבודה משותפים היא גם פתרון למי שבכל זאת רוצה להיפגש באופן אישי. חברי הצוות יכולים לתכנן ולהתכנס פנימה/מחוץ למשרד לפי הצורך.

חסרונותת: זה אתגר ליצור תחושת שייכות עם עבודה מרחוק. חלק מהעובדים חווים בדידות ובידוד. מנהלים חוששים שהעובדים שלהם יהיו פחות מעורבים בעבודה ונאמנותם תפחת. זה מחמיר על ידי החדשות שאחד מכל ארבעה עובדים שוקל לעזוב את עבודתם בעקבות המגיפה ().

באופן אישי

Pros: ישנן ציפיות ידועות לעבודה באתר כי זה מה שרובנו רגילים אליו. פגישות מאולתרות ומקריות עשויות גם לעורר יצירתיות. 

חסרונות: תהיה לך גישה מוגבלת לכישרונות. לצוות תהיה פחות גמישות. אין להם גישה ליתרונות של עבודה מרחוק - ללא נסיעה לעבודה, יותר עצמאות וכו'. 

היברידי

Pros: כוח עבודה היברידי מרוויח מאסטרטגיות מרוחקות והן מאסטרטגיות אישיות. יש גמישות. העובדים ממשיכים לשאוף לאיזון בין עבודה לחיים.

חסרונות: יש בעיות בקואורדינציה. קשה לחפוף. הכל צבוע. זה יכול לגרום למתח למנהלים. 

הידעתם שיש סוגים שונים של דגמי עבודה היברידיים?

היברידי הוא לא רק פתרון אחד. סוגים שונים נחקרים במקום העבודה. להלן חמישה דגמים שנתקלנו בהם והם נדונים בפירוט רב יותר בזה .

• אוריינטציה משרדית: העובדים חייבים להגיע למשרד רוב הזמן, אבל החברות מייעדות יום או יומיים בשבוע שבהם מותר לעובדים לעבוד ממקום אחר. 

• גמיש לחלוטין: עובדים יכולים לבחור מתי ירצו לעבוד מהמשרד ומתי ירצו לעבוד ממקום אחר. גמישות מוחלטת יכולה ליצור במהירות רמות סטטוס של עובדים ואי שוויון משמעותיים שמעדיפים את מי שנמצא במשרד בתדירות גבוהה יותר. יש גם בעיות תיאום אמיתיות מכיוון שלעתים קרובות קשה לחזות מי יהיה במשרד. 

• מרחוק-יש (ידידותי למרחוק): במודל זה, חלק מהעובדים רשאים לעבוד מרחוק. ייתכן שחלק מהימים הספציפיים לא יתאפשרו לעבודה מרחוק. 

• משרד מרוחק היברידי: לעובדים ניתן "תפריט" אפשרויות לבחירה הכולל אפשרות מרחוק, אפשרות עבודה גמישה (עובדים עובדים מהמשרד 2-3 ימים בשבוע), ואפשרות במשרד. זה יכול להיות קשה אם מנהלים ומנהלים בוחרים לעבוד במשרד. עובדים עשויים להרגיש שהם צריכים להיות במשרד. 

• השלט הראשון: שלט הוא ברירת המחדל. מודל זה שונה בכך שלעובדים יש את הזכות לעבוד מרחוק, במקום פשוט לאפשר את האפשרות. 

עד כה, נראה שמוזיאונים רבים בוחרים בגישה הממוקדת במשרד עם 1-2 ימי חופש ספציפיים מהעבודה. עוד לפני המגיפה, חלק מהארגונים אפשרו לעובדיהם לעבוד מרחוק. 

גורמים שיש לקחת בחשבון כאשר בוחנים דגם היברידי

אופי עבודת העובדים והעבודה הספציפית שהם מבצעים. 

מי מבלה את רוב זמנו לבד ליד השולחן? מי צריך גישה לחפצים? מי צריך לשתף פעולה ולבנות מערכות יחסים? סגנונות העבודה והצרכים של משמרים ומתקינים שונים מאלה שנמצאים בפיתוח. הכספים עשויים להיות מחוץ למשרד, בעוד האבטחה חייבת להיות במקום. 

האישיות של העובדים שלך 

אולי שמתם לב שחלק מהעובדים שגשגו בעבודה מרחוק, בעוד שאחרים נאבקו ללא אינטראקציה חברתית. חלק מהעובדים עשויים להיות בעלי מוטיבציה פנימית יותר וליהנות מהמרחב שלהם. בעוד שאחרים זקוקים לאינטראקציה אנושית ועבודתם משתפרת באמצעות תקשורת פנים אל פנים. 

התקנה ביתית

חלק מהעובדים אינם יכולים להרשות לעצמם את המותרות של משרד ביתי. או אולי יש להם בני משפחה או שותפים לדירה בבית. סביר להניח שאנשים אלה מעדיפים להיכנס למשרד ולקבל חלל משלהם.

ניסיון תעסוקתי או ניסיון תעסוקתי של העובד 

ייתכן שעובדים חדשים או עובדים שקודמו לאחרונה יצטרכו להיות באתר. קבוצה זו זקוקה לעתים קרובות לאימון מהמנהלים שלה, ועובדים חדשים נהנים מאינטראקציה עם חברי צוות מחוץ למחלקה שלהם. 

גיל 

נציגי דור Z בכללותו מעדיפים להיות במשרד (לפי סקרים שונים). הם חדשים בעולם המקצועי וחיי החברה שלהם שזורים לרוב בעבודה. הם גם ציינו שהפרודוקטיביות שלהם ירדה מאז שהחלו לעבוד מהבית. 

אל תשכחו להקשיב לעובדים שלכם. שקול כיצד תוכל לענות על הצרכים שלהם תוך שמירה על פרודוקטיביות הארגון שלך. 

אסטרטגיות למודל היברידי מוצלח

פעולה היברידית דורשת גישה מרחוק ל , תיעוד וחברי הצוות שלך.  

A הראה כי 72% מהמנהלים משקיעים בכלי שיתוף פעולה וירטואליים. 

בארכיון האמנות ראינו קבוצות רבות עוברות לכלים מקוונים כדי להמשיך לעבוד ביעילות, בין אם באתר ובין אם מרחוק. למען האמת, עמותות איחרו לקבל גישה וירטואלית, אבל נגיף הקורונה עשה זאת הכרחי.

להלן הדרכים שבהן ארגוני אמנויות מנהלים עבודה היברידית עם . 

תמיד תהיה לך גישה למידע באמצעות מסד נתונים של מוזיאון כגון . 

הפוך מידע נגיש כדי שתוכל לשתף פעולה מרחוק

על ידי הפצת כוח אדם, אתה רוצה להיות בטוח שלעולם לא תאבד מידע. באמצעות מערכת מקוונת לניהול אוסף אמנות, כל נתוני האמנות, התמונות, אנשי הקשר והמסמכים שלך מרוכזים במקום אחד. אתה יכול בקלות למצוא, לגשת ולשתף את המידע שאתה צריך.

אתה גם תמיד תהיה מוכן. יהיו לך את הפרטים מוכנים לדירקטוריון ולעובדים, לעיתונות, לתביעות ולעונת המס.

והכי טוב, אתה לא צריך להסתמך על נוכחות פיזית באתר. אתה יכול לגשת לאוסף האמנות שלך מכל מקום ומכל מכשיר. 

הצוות של אוניברסיטת נבאדה בלאס וגאס הופץ. יש להם עובדים באתר ומחוצה לו העובדים בו זמנית. הם משתמשים בארכיון האמנות כדי להבטיח שלכולם תהיה גישה לאוסף ולמידע, לא משנה היכן הם נמצאים. 

מוזיאון אלבין פולסק וגני הפסלים העבירו את התערוכות שלהם לאינטרנט עם כל הצוות בבית. הם אפילו ארגנו גיוס כספים מקוון ( יותר מדי. בדוק את התערוכה הנוכחית שלהם שמוטמעת באתר האינטרנט שלהם מחשבון ארכיון האמנות שלהם.

שתף מידע לעתים קרובות

עם אוסף האמנות המקוון שלך, אתה יכול בקלות לשתף ולשלוח מידע. אתה יכול לתאם הלוואות ותרומות, ליצור חומרים חינוכיים, לשתף את הארכיון שלך עם חוקרים, ולהמשיך להוכיח את הערך וההשפעה שלך לבעלי עניין ומקבלי החלטות. 

ישנן צורות רבות להחלפת מידע זה עם מערכות מקוונות לניהול אוספי אמנות, כולל: רשימות מלאי, דפי תיק עבודות, דוחות שירות, תוויות קיר וכתובות, דוחות מכירה והוצאות, תוויות קוד QR ודוחות תערוכות. 

סביר להניח שגם הקהל שלך יהיה "מרוחק". אלישה קרלין, מנכ"לית מוזיאון מרג'ורי בריק לאמנות, אומרת שהיא יכולה להגיש פניות שוטפות לעיתונות לתערוכות בלחיצה אחת. אנשים מחוץ ללאס וגאס מתעניינים גם באוסף והיא יכולה לשתף מידע בקלות ישירות מחשבון האמנות שלה בארכיון. 

אלישה הצליחה לנהל משא ומתן על הלוואה הן למרכז לאמנויות הבמה המקומיות והן למשרדה של חברת הקונגרס סוזי לי בוושינגטון הבירה בזמן שהייתה בבית. 

צור תצוגות מקוונות בלעדיות של אוספי האמנות שלך. הזמן את אנשי הקשר שלך לצפות ביצירות האמנות שלך בחדרים הפרטיים של ארכיון יצירות האמנות. 

השתמש בחדרים פרטיים כדי לשתף פעולה ולתאם פרויקטים

זהו כלי הכלול במסד הנתונים של ארכיון האמנות. אתה יכול ליצור אוסף אמנות ולשתף אותו ישירות עם קהל מסוים. 

Vivian Zawataro משתמשת בחדרים פרטיים כדי ליצור אוספי אמנות שמורים ותלמידים יוכלו להשתמש בהם בכיתותיהם. לדוגמה, פרופסור פנה למוזיאון וביקש גישה לאוסף אמנות עכשווית. החדרים הפרטיים קידמו שיתוף פעולה בין המוזיאון לפקולטות של האוניברסיטה. ואף אחד לא היה אמור להיות שם. 

"חדרים פרטיים נהדרים לפיתוח רעיונות בקרב הצוות. אנחנו יכולים להוסיף תמונות ולעבור בקלות בין אפשרויות", אומרת אלישה. "אנחנו גם משתמשים בהם כדי לנסוע לקונצרטים שלנו. שיתוף קל".

השתמש בלוח זמנים כדי להעסיק את כולם

ניתן לשמור את כל התאריכים והמשימות החשובות במאגר האמנות המקוון. עם צוות מבוזר, אתה יכול להגדיר משימות חשובות ולהגדיר תזכורות כך שאף אחד לא יחמיץ פעימה. תוכל לצפות בפרויקטים הקרובים שלך וכן בתאריכי יעד. מסתנכרן גם עם היומן שלך ותקבל מיילים שבועיים. 

אוצר האמנות Stanford Children's Health משתמש בלוח הזמנים כדי לתכנן אירועי שימור קרובים. היא גם משתפת פעולה עם השמרן שלה מרחוק. לכל אדם יש גישה לארכיון האמנות והוא יכול לנהל בו זמנית פרויקט להערכת מצבן של אלפי יצירות האמנות באוסף שלו. האוצר מעלה את ההערות ותוכניות העיבוד שלו ישירות לחשבון ארכיון האמנות כדי שהאוצר יוכל לעיין במידע ולחזור אליו. 

מתזמן ארכיון האמנות מבטיח שלא יישארו פרטים. 

לערב מתמחים ומתנדבים בפרויקטים באתר ומחוצה לו

"במהלך הסגר, הצלחנו להעסיק את המתנדבים והמתמחים שלנו בארכיון יצירות אמנות", אומרת ויויאן. "הקצנו עבודות לסטודנטים שונים כדי שיוכלו לחקור אותן ולהוסיף את הממצאים שלהם לארכיון האמנות. לכל תלמיד הייתה כניסה משלו, ונוכל לעקוב אחר הפעילויות שלו באמצעות התכונה "פעילות".

בית המשפט העליון של אוהיו שכר מתמחה בקולג' כדי לעזור בפרויקט המלאי שלהם. היא לקחה גיליון אלקטרוני סטטי והעלתה אותו לארכיון האמנות כדי שתוכל לעדכן את מסד הנתונים מחדר המעונות שלה. למעשה, היא אספה מסמכים מעובדים וצירפה קבצים לרשומות חפצים. עם השחרור, היא השלימה את פרויקט המלאי, והשאירה את בית המשפט העליון של אוהיו עם מסד נתונים מוצק של תמונות, פרטים ומסמכים...והמלצה נהדרת.

שמור על קשר עם הצוות שלך עם הכלים האלה

בנוסף למערכת ניהול אוסף אמנות מקוון כגון , ישנם כלים נוספים שניתן להוסיף לארגז הכלים הווירטואלי של שולחן העבודה. 

ראינו כיצד מוזיאונים משתמשים בפלטפורמות ועידת וידאו כגון , ו. היא פלטפורמת תקשורת מצוינת לצ'אטים בצוות או להודעות ישירות. כדי לשמור על ביצוע פרויקטים, אתה יכול להשתמש ביישומים כגון , או . אם אתה רוצה לספק תמיכת לקוחות באתר שלך, שקול אפליקציות כמו או . היא דרך מצוינת ללכוד חתימות אלקטרוניות. מיועד לניהול החזרים. וכדי לשחרר את היצירתיות שלך, בדוק תרשימי זרימה ומפות חשיבה. 

וירטואלי יכול להוות בעיה עבור אנשים עם מוגבלות. צור גישה עם שירות או שירות המציע כתוביות ASL של וידאו מרחוק ופרשנות באמצעות זום. 

פתח כוח עבודה פרודוקטיבי ושיתופי, לא משנה באיזה מודל עבודה תבחר. לכלי ניהול אוספי אמנות מבוססי ענן קלים לשימוש, הן באתר ומחוצה לו.